工程招投标资料归档目录(江西省建设工程招投标归档文件资料目录)

在工程建设项目招投标过程中，招标人需要依据法律法规规定和招标文件的要求进行资料的归档管理。合理、规范的资料归档管理，可以增强工程建设项目的透明度、可靠性和控制性，也是招标人对工程建设项目责任的体现。本文对工程招投标资料归档目录进行详细介绍，以便于招标人在招投标过程中进行有效的资料管理。

一、工程招投标资料归档目录概述

工程招投标资料的归档，是指通过一系列管理措施和方法，将所有有关工程招投标的资料，按照一定的规则、程序、标准，按照时间先后顺序分类、总结、存档、检索和保管，以便于招标人、投标人、承包人、管理人员等角色在需要时进行查询、检索和使用。

工程招投标资料归档目录，是指招标人在工程招投标过程中，按照资料归档的原则和要求，制定的清单式目录，对所有需要归档管理的资料进行分类、编号、名称、存放位置等详细说明，以便于招标人、投标人等不同角色进行有效的资料查询和使用。

二、工程招投标资料归档目录内容

工程招投标资料归档目录，应当包括以下内容：

1.投标/招标文件类资料

2.投标函和信用证明明细

3.报名资格审查类资料

4.标书评标及中标通知类资料

5.合同签订类资料

6.并行审批相关资料

7.工程监理相关资料

8.质量、安全、环保检查记录

9.工程变更、索赔、应急管理资料

10.施工现场管理类资料

11.工程量清单及施工计量资料

12.材料供应管理类资料

13.竣工验收及结算资料

三、工程招投标资料归档目录制作注意事项

1.分类统一：对于招标人在工程招投标过程中涉及到的各种资料，都应当按照招标文件要求或法律法规要求加以分类归档，并严格执行。

2.编号规范：归档管理人员应当对每一份资料进行编号，并按照规范进行编号编号采用的标准应当详细规定。

3.记录清晰：对于每一份资料，都应当在目录中进行详细的记录，包括资料名称、文件编号、文件类型、文件存放位置、文件意义等重要信息，使得所有资料的信息一目了然。

4.保密安全：对于涉密的招投标资料，应当严格按照国家安全规定进行保管，并对文件进行完整性校验和安全备份。

在工程招投标过程中，招标人需要严格执行工程招投标资料归档管理制度，开展有效的资料归档管理，以便于在工程建设项目的不同阶段能够快速、高效的查询、检索和使用相关资料。同时，在资料归档目录的制作过程中，需要严格按照规范进行操作，确保归档的资料目录的清晰易读、规范完整。

江西省建设工程招投标归档文件资料目录

一、归档文件的定义

归档文件是指在江西省建设工程招投标过程中产生的各种文件，包括但不限于招投标书，投标报价单，评标报告，中标通知书，合同等等。

二、归档文件的保存方式

江西省建设工程招投标归档文件资料目录要求按照年度分别建立电子和纸质档案，每年度的招投标资料都要按照以下方式存档：

1.电子档案：将招投标归档文件按照工程项目建立文件夹，每个文件夹内包含项目文件、投标文件、技术文件等相关资料，并且在文件夹内设置清晰的文件目录。

2.纸质档案：将招投标归档文件依次排列并标上日期、项目名称、文件名称、文件类型等信息，分别存放在档案发票夹内。

三、归档文件的管理要点

为了方便管理和使用，江西省建设工程招投标归档文件资料目录要求在文件夹或者卷内的电子、纸质文件都要注明编号，编号的规则如下：

1.项目编号：由江西省住房和城乡建设厅根据审核的项目名称和项目地址制定的仅有编号。

2.文件编号：由管理部门根据文件的类型、时间、所属项目等信息制定的仅有编号。

通过文件编号可以快速地找到所需要的文件，便于管理和使用。

四、归档文件的查询使用

江西省建设工程招投标归档文件资料目录的使用主要包括查询和及时更新两个方面。

1.查询：通过项目编号、时间等信息快速地找到所需要的文件，可以简单地进行在线查询，也可以前往管理部门进行实体查询获取。

2.及时更新：针对项目信息、监理报告、施工进度等情况不断对招投标归档文件资料目录进行更新和补充。

五、归档文件的保密

江西省建设工程招投标归档文件资料目录的内容涉及到重要的商业秘密，保密工作十分重要。

1.电子档案和纸质档案分别由专人管理，严格保密，避免泄密。

2.文件的查看和借用必须经过管理部门的授权和审批。

3.电子档案内部分内容可以设置文件访问权限，限制访问人员的范围，提高文件的保密性。

江西省建设工程招投标归档文件资料目录的建立，可以保障招投标工作的透明公开，更好地引导招投标市场规范化发展，同时也为建设工程文化资料的总结、保护、利用和分享奠定了良好的基础。